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Como Elaborar um check-list para eventos

Os eventos empresariais são um excelente meio para empresas que buscam se diferenciar através da educação e promoção do conhecimento. Seminários e conferências são eventos que reúnem clientes e geram oportunidades de negócios, além de tornar a marca um referencial em seu segmento. Um bom evento trará resultados positivos a curto e longo prazo, para isso é importante tomar alguns cuidados no momento da organização e até mesmo na realização do evento.

Se você foi designado para produzir um evento como estes, seja para uma empresa, até mesmo para uma entidade ou grupo de pessoas, deve lembrar que ele tem suas peculiaridades: são didáticos. Além de pensar no conforto dos participantes, no local, você deve planejar como se dará a comunicação entre as pessoas: equipamentos usados, ordem dos palestrantes e demais detalhes. Para os outros tipos de evento, o planejamento criterioso por parte do organizador também é fundamental para que tudo saia perfeito. Hoje iremos falar sobre o check-list, essencial para a organização de eventos. Check-list: a ferramenta básica do produtor de eventos O check-list vai te ajudar na organização dos seus seminários, conferências e, com algumas adaptações, de outros tipos de evento também. Ele é uma lista de verificação que abrange todos os itens necessários para a realização de um evento, desde a organização até a execução. Essa ferramenta é de extrema importância para garantir que o projeto alcance seus objetivos. Preparamos algumas orientações para que você prepare o seu check-list. Elabore uma planilha com os seguintes campos: nome do evento, data de realização, local, público estimado, objetivos, atividades programadas e suas descrições. Na descrição é importante ter o responsável pela atividade, fornecedor, contatos, situação (status), prazo para conclusão (deadline), pagamentos a serem feitos e observações. Para tornar o check-list mais claro, vamos detalhar cada um dos itens apresentados:

Nome do Evento

Escolha um nome de simples compreensão e memorização, fácil entendimento pelo público desejado e também convidativo. Busque temas de interesse do mercado, novidades e diferenciais para seu evento.

Data de Realização

É importante definir a data com antecedência para que haja tempo hábil para o planejamento do evento, divulgação e venda de ingressos. Verifique a existência de feriados e outros eventos na data desejada e em dias próximos, para que os mesmos não interfiram na venda dos ingressos.

Local

Procure sempre um local de fácil acesso, que ofereça toda a estrutura necessária para seu evento, como quantidade suficiente de assentos, palco ou piso elevado, segurança contra incêndio, púlpito, suporte para bandeiras, iluminação, boa acústica. Observe detalhes como a conservação do ambiente, decoração e acessibilidade.

Público Estimado

Calcule o público estimado de acordo com a capacidade do local escolhido. Não disponibilize mais ingressos do que o número de assentos, evitando assim a insatisfação do público.

Objetivos

Definir os objetivos do evento é essencial para planejá-lo com foco nos resultados. Pontue os objetivos e as métricas para saber em números o que foi alcançado. O objetivo é divulgação de algum trabalho? Conseguir parcerias? Treinar pessoas? Pense nisso para direcionar seus esforços para o que importa.

Atividade e Descrição

Liste nestes campos todas as atividades relacionadas ao evento, contratação de serviços, pagamentos, ingressos, divulgação, dentre outros. O campo de descrição corresponde ao que deve ser feito, por exemplo: - Atividade: coffee-break;

- Descrição: definir cardápio, solicitar orçamentos (baixe aqui uma planilha para produzir o orçamento do seu evento)

Responsável

Coloque o nome do responsável pela atividade relacionada. Ele é importante para que nenhum item do check-list deixe de ser realizado.

Fornecedor

Coloque nesse campo o nome do fornecedor relacionado a atividade, nos casos onde esse item se aplicar. Assim fica mais fácil acompanhar o trabalho dos mesmos.

Contatos

Relacione o telefone e e-mail de todos os responsáveis e fornecedores do evento separados por atividade.

Prazo de Conclusão (deadline)

Defina um prazo de conclusão para cada atividade, acompanhe sempre essa informação, evitando assim que imprevistos atrapalhem o cronograma do evento.

Situação (status) Atualize esse campo constantemente conforme as atividades sejam realizadas. Defina status para que seja fácil de visualizar se os prazos estão sendo cumpridos ou se haverá atrasos, você pode utilizar os seguintes: pendente, em andamento e concluído.

Lista de Pagamentos Relacione aqui todos os serviços contratados, com as informações de valores e prazos para pagamento.

Observações Utilize esse campo para qualquer informação adicional que deseje incluir no check-list. Pronto! Liste no campo de atividades tudo o que for relacionado ao evento e crie colunas de acordo com a sua necessidade. Planejamento anterior, execução e avaliação. Assim o seu check-list será uma ferramenta completa. Elabore o seu check-list de acordo com as necessidades do seu evento, ou então baixe o que a gente preparou para você e que já está prontíssimo para ser usado. É importante acompanhá-lo diariamente e compartilhar as informações com toda a equipe envolvida na organização. Com esse acompanhamento, é possível tomar medidas corretivas ao sinal de qualquer imprevisto, e garantir que seu evento seja um sucesso.

Fonte: Sympla - Plataforma Inteligente de Gestão de Eventos

Uma boa liderança é a chave para o sucesso

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Segunda, 21 Agosto 2017